La tarea de encontrar un gestor de tareas no deja de ser curiosa. ¿Incorporarán esa utilidad los gestores de tareas del futuro? Sería un poco contraproducente, pero seguramente sí. Porque estas herramientas son capaces de eso y más. Pero, más en detalle, ¿para qué sirve un gestor de tareas?
Básicamente, se trata de un software ofimático que nos ayuda a organizar nuestro trabajo. A establecer un calendario, a disponer de un seguimiento, a poder anotar y controlar las evoluciones de dicho proyecto y cumplir con las responsabilidades asignadas. Tanto a nivel individual como colectivo, teniendo en cuenta el cumplimiento de las distintas tareas encargadas a los miembros del equipo.
Elige cuanto antes tu gestor de tareas
Porque estas herramientas de gestión de tu trabajo, con los debidos métodos para optimizar tu productividad, como el Getting Things Done, te llevarán a lo más alto: la satisfacción del deber cumplido y con la mayor eficiencia.
Encontrarás programas de este tipo en tu propio sistema operativo y otros externos, que puedes descargar. Hay gestores de tareas gratis y otros de pago. Como siempre, lo más recomendable es probar las versiones gratuitas y, si la relación es constante, fluida y se traduce en resultados positivos a medio plazo, hacerse con la versión de pago se ve entonces más como inversión que como gasto.
Claro que no debemos confundir un gestor de tareas como Trello o Remember de Milk con el administrador de tareas que suele incorporar cada sistema operativo. Estos últimos no se ocupan tanto de tus proyectos personales como del rendimiento de tu ordenador, los procesos abiertos, el nivel de energía, almacenamiento, etc.
Hablamos de programas concebidos para hacerte la vida más fácil. En cuanto te hagas con uno de ellos, no solo notarás que trabajas mejor, sino que la motivación recuperará el pulso.
Trello, uno de los gestores de tareas más descargado
Una de las razones que explican el éxito de Trello, aparte de ser gratis para la mayoría de sus funcionalidades, es lo sencillo que resulta de usar, gracias a su planteamiento intuitivo. Trello se instala en el ordenador y funciona a través de paneles. Se pueden crear tantos paneles de tareas como niveles de trabajo existen, tanto para distintos proyectos en marcha como para distintos ámbitos de acción.
Porque hay trabajo más allá del trabajo, y la vida personal también debe ser conciliada con la profesional. Es decir, en Trello puedes anotar las tareas pendientes del trabajo pero también tus obligaciones y citas personales. Incluso la lista de la compra. Esa es una de sus muchas ventajas, ofrecer en un mismo vistazo todos los temas pendientes del día a día.
Además, permite la interacción con otros usuarios, por lo que muchas empresas, oficinas y equipos que trabajan en común lo usan conjuntamente. Es decir, sirve como mensajería interna para compartir archivos y generar feedback al instante, con pestañas para añadir comentarios que resultan más cómodos que las cascadas de correos electrónicos. Esto es de gran importancia ya que permite tener un orden de todos los documentos en torno a una tarea y, además, señalar si ha finalizado dicha tarea.
Asana, otra gran referencia en la gestión de tareas
Entre las ventajas de Asana, se encuentran parecidas descripciones a las de Trello y otros gestores. ¿Cómo elegir entonces el mejor gestor de tareas? A veces son decisiones subjetivas que dependen de la experiencia de uso de cada cual, siendo difícil decir si es “mejor o peor” tal o cual programa. No obstante, no son pocos los prescriptores digitales que confiesan preferir Asana a los demás, a los que se refieren con cierto desdén una vez han probado este gestor.
Es un programa sencillo, aunque para un uso más completo del mismo existen multitud de cursos online que te permitirán dominarlo en unas pocas sesiones. Permite un uso gratuito, si bien ofrece distintos planes de pago que pueden interesar a empresas o para misiones determinadas.
Uno de los puntos fuertes de Asana es su vocación personalizable. Se recibe en blanco nuclear para que cada usuario, partiendo de esa base neutra, lo vaya componiendo a su gusto, tanto en aspecto como en funcionalidades. Permite trabajar solo o con equipos, pero se recomienda esta última opción para eventuales trabajos que requieran de la interacción con más personas.
Más programas para organizar tu trabajo
Hasta la fecha, son dos de las herramientas de gestión más usadas y solicitadas del entorno digital. Claro que hay otras que también tienen su público, como la citada Remember The Milk, basada en un sistema de listas; Basecamp, con su sistema de almacenaminto en la nube; o Timerloop, basado en los sistema de gestión del tiempo para la consecución de objetivos concretos en plazos determinados. O ClickUp, una herramienta también muy completa que cuenta también con sus seguidores, no tan conocida en España como las demás.
Aliados en tu productividad y en tu carrera diaria hacia tus metas, estos gestores de tareas, bien empleados, pueden ayudarte a avanzar con más velocidad y fuerza y, de paso, a proporcionarte una mayor tranquilidad mental gracias a su capacidad archivadora y organizativa.
